1.化工企業(yè)的樣品管理

    化工行業(yè)的樣品通常是為了展示產(chǎn)品的性能、質(zhì)量和外觀，吸引潛在客戶的興趣和信任。根據(jù)樣品的價值、數(shù)量和客戶關(guān)系，化工企業(yè)可能會采取不同的策略來決定是否收取樣品費用。化工行業(yè)樣品有免費和收費之分，一般來說，如果樣品價值較低，數(shù)量較少，或者客戶是長期合作伙伴或有較大潛力的新客戶，化工企業(yè)可能會選擇免費提供樣品。反之，如果樣品價值較高，數(shù)量較多，或者客戶是短期合作伙伴或沒有明確意向的新客戶，化工企業(yè)可能會選擇收取一定比例或全額的樣品費用。

2.化工企業(yè)的樣品管理流程

    無論是免費還是收費的樣品，對于化工企業(yè)來說都是一種成本投入。因此，在ERP系統(tǒng)中需要對不同類型的樣品進行區(qū)分處理，并進行正確的成本核算。ERP系統(tǒng)中通常有專門的財務(wù)模塊來管理這些業(yè)務(wù)。以下是一個可能的操作流程：

1. 樣品申請：銷售人員根據(jù)客戶需求，通過ERP系統(tǒng)申請樣品。申請時需要填寫客戶信息、樣品名稱、數(shù)量、規(guī)格、是否收費等信息。如果是收費樣品，還需要填寫價格、付款方式、發(fā)票類型等信息。

2. 樣品審批：財務(wù)人員通過ERP系統(tǒng)審核樣品申請。審核時需要根據(jù)公司政策和客戶信用等因素，判斷是否同意提供樣品，以及是否收費。如果是收費樣品，還需要確認價格是否合理，付款方式是否符合規(guī)定，發(fā)票類型是否正確等。審核通過后，財務(wù)人員在ERP系統(tǒng)中生成樣品單，并通知生產(chǎn)部門和倉庫部門。

3. 創(chuàng)建物料主數(shù)據(jù)：在ERP系統(tǒng)中建立一個專門的物料類型（Material Type）或者物料組（Material Group），用來標(biāo)識化工樣品。在Sage X3 ERP系統(tǒng)中，可以建立一個名為SAMPLES的物料組。在ERP系統(tǒng)中為每種化工樣品創(chuàng)建一個對應(yīng)的物料編碼（Material Number）或者物料代碼（Item Code），并在物料主數(shù)據(jù)（Material Master Data）或者物料信息（Item Information）中填寫相關(guān)屬性，如規(guī)格、單位、價格等。

4. 維護價格：在ERP系統(tǒng)中為每種化工樣品維護一個價格條件記錄（Condition Record）或者價格列表記錄（Price List Record），并根據(jù)實際情況選擇相應(yīng)的價格條件類型或者價格代碼。比如，在Sage  X3 ERP系統(tǒng)中，如果某種化工樣品是免費提供給客戶，則在價格條件記錄中選擇FREE SAMPLES作為價格條件類型，并將金額設(shè)為0；如果某種化工樣品需要向客戶收取一定金額，則在價格條件記錄中選擇其他適合的價格條件類型，并將金額設(shè)為相應(yīng)數(shù)值。

5. 創(chuàng)建訂單：在ERP系統(tǒng)中建立一個單獨的銷售訂單類型（例如ZS）來表示寄送樣品給客戶。在銷售訂單中輸入客戶編號、物料編號、數(shù)量、價格等信息，并根據(jù)是否收取樣品費用選擇相應(yīng)的價格條件（例如ZP01表示免費,ZP02表示部分收費,ZP03表示全額收費）。在銷售訂單中選擇交貨方式（例如快遞）并輸入運輸信息。

6.  樣品生產(chǎn)：生產(chǎn)部門根據(jù)ERP系統(tǒng)中的樣品單，安排生產(chǎn)計劃，并將所需的原材料和輔料從倉庫領(lǐng)取。生產(chǎn)過程中需要記錄各種成本數(shù)據(jù)，并在ERP系統(tǒng)中錄入。生產(chǎn)完成后，將成品送回倉庫，并在ERP系統(tǒng)中更新庫存信息

7. 生成發(fā)貨單：保存銷售訂單后系統(tǒng)會自動生成一個發(fā)貨單并將其與銷售訂單關(guān)聯(lián)。

8. 銷售出庫：在交貨單中確認物料出庫，并打印出庫單和發(fā)票（如果需要）。將物料和相關(guān)單據(jù)寄送給客戶，并在ERP系統(tǒng)中更新物流狀態(tài)。

9. 發(fā)票記賬：根據(jù)價格條件和發(fā)票金額，在ERP系統(tǒng)中生成相應(yīng)的財務(wù)憑證，并記入總賬。

10. 樣品結(jié)算：如果是免費樣品，則無需結(jié)算；如果是收費樣品，則需要進行結(jié)算。結(jié)算方式有兩種：一種是先付款后發(fā)貨，另一種是先發(fā)貨后付款。對于先付款后發(fā)貨的情況，在財務(wù)人員審核通過樣品申請后，就會向客戶開具發(fā)票，并在收到客戶付款后，在ERP系統(tǒng)中確認收款信息，并通知生產(chǎn)部門和倉庫部門；對于先發(fā)貨后付款的情況，在倉庫部門出庫完成后，在ERP系統(tǒng)中生成應(yīng)收賬款單，并定期向客戶催款，在收到客戶付款后，在ERP系統(tǒng)中確認收款信息，并開具發(fā)票。

3.樣品管理不同的成本核算方式

在這個過程中，ERP系統(tǒng)會根據(jù)不同類型的價格條件進行不同方式的成本核算：

通過這種方式，ERP系統(tǒng)可以實現(xiàn)對不同類型樣品的區(qū)分處理和成本核算，從而提高了化工企業(yè)對于樣品投入產(chǎn)出效果的管理和控制能力。

備注：先開發(fā)票后付款的流程在實際業(yè)務(wù)中存在虛開發(fā)票的風(fēng)險，最好的方法就是供貨或提供服務(wù)在前，后開發(fā)票，如果還是需要先開發(fā)票，就需要注意有意識的做到以下幾點：一是及時供貨或提貨（服務(wù)），不要拖延時間太長；二是實際交易金額與發(fā)票金額一致；三收集并保管好導(dǎo)致不能及時交易或交易不一致的原因的證據(jù)。